Yurt dışı başvuru için hazırlanan evrak dosyasında nüfus kayıt örneği, diploma ve banka yazısının yeminli tercümesi hazırlandı. Belgelerin her biri noterde onaylatıldı, ardından başvurulan ülkenin Lahey Apostil Sözleşmesi'ne taraf olması nedeniyle valilikten apostil alındı. Dosya tek paket halinde düzenlenerek kuryeyle teslim edildi ve teslimden önce her belgenin sayfa sayısı, tarihi ve onay sırası bir liste halinde kontrol edildi. Belgelerin kuryeyle teslimi başvuru sahibine yazılı olarak bildirildi.
Dosyadaki belgelerin tarihleri ve onay sırası baştan kontrol edildi; böylece eksik ya da sırası bozuk belge riski azaltıldı. Başvuru sahibine hangi belgenin hangi aşamada olduğu yazılı olarak bildirildi ve onaylı belgeler eksiksiz biçimde teslim edildi. Apostil kararı ilgili valiliğe aittir.
