Farklı ülkelerden katılımcıların bulunduğu çevrimiçi bir toplantı için ardıl tercüme planlandı. Toplantı platformu ve bağlantı bilgisi önceden alındı, tercüman toplantıdan önce bağlantı ve ses testini yaptı. Konuşmacıların sırayla ve kısa bölümler halinde konuşması için toplantı başında kısa bir bilgilendirme yapıldı. Katılımcılara tercümanın hangi kanaldan dinleneceği ayrıca yazılı olarak bildirildi. Toplantıdan önce katılımcılara kısa bir deneme yayını yapıldı.
Toplantı süresince tercümanın ses kalitesi ve gecikme durumu izlendi; toplantı sonunda geri bildirim alındı. Bağlantı sorunu yaşanırsa toplantıya yedek bir bağlantıyla devam edilmesi için ikinci bir erişim adresi önceden hazırlandı.
