Çok dilli bir toplantı için ardıl ve simultane tercüme planlandı. Toplantının gündemi ve konuşmacı sayısı önceden alındı; uygun yöntem ve ekipman ihtiyacı bu bilgilere göre belirlendi. Tercüman toplantıdan önce terim listesini inceledi ve toplantı yerinde görev yaptı. Konuşmacılara tercüme için kısa duraklamalar yapmaları toplantı başında hatırlatıldı ve kulaklıklar toplantıdan önce denendi. Toplantı günü tercüman, salonda ekipmanın çalıştığını da kontrol etti.
Toplantı sonrasında kullanılan terimlerin listesi katılımcılarla paylaşıldı. Toplantı süresince tercümanın dinlenme araları planlandı; uzun oturumlarda iki tercümanın dönüşümlü çalışması teklif aşamasında ayrıca yazılı olarak belirtildi.
